Datenschutzinformation Transkription

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die MAINGAU Energie GmbH, Ringstraße 4-6, 63179 Obertshausen, Tel.: 0800 6246428, E-Mail: kundenbetreuung@maingau-energie.de.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben (beispielsweise zur Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten), nehmen Sie bitte unter dem Stichwort „Datenschutz“ Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten (E-Mail: datenschutz@maingau-energie.de) auf.

Um das Online-Meeting flexibel, effizient und unabhängig vom Standort zu gestalten, nutzt die MAINGAU Microsoft Teams ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-softwareöffnet in einem neuen Tab). Zweck der Verarbeitung ist die Abhaltung von Online-Meetings und Schulungen sowie der Austausch von Chatnachrichten und Dateien.

Bei der Nutzung werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehören 

• Kommunikationsinhalte wie Chatverläufe, E-Mails, Audio- und Videodaten aus Besprechungen sowie geteilte Dateien, 

• Metadaten, etwa Informationen zum Thema, Datum, Dauer und IDs von Meetings, IP-Adressen oder Geräteinformationen. Einwahl mit dem Telefon: Angaben zur ein- und ausgehenden Telefonnummer, Ländername, Start- und Endzeit

• Je nach Art der Teilnahme können außerdem Daten aus Microsoft-Profilen wie Name, E-Mail-Adresse, Profilfoto und organisatorische Zugehörigkeiten oder bei Gästen ohne Konto manuell eingegebene Namen und E-Mail-Adressen anfallen.
  
  

Findet das Meeting im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags statt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Online-Meetings und Videokonferenzen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die zugrunde liegende Interessensabwägung zeigt, dass der Einsatz von Microsoft Teams auf einer ausgewogenen Balance zwischen dem berechtigten Interesse der Verantwortlichen und den Rechten der betroffenen Personen beruht. Die Nutzung erfolgt zur Erfüllung eines legitimen und nachvollziehbaren Zwecks, nämlich einer effizienten, wirtschaftlichen und standortunabhängigen Durchführung des Online-Meetings. Gleichzeitig stehen den betroffenen Personen umfangreiche Möglichkeiten zur Wahrung ihrer Rechte zur Verfügung, etwa die Kontrolle über Kamera- und Mikrofoneinstellungen, die Nutzung pseudonymer Angaben, transparente Informationen zur Datenverarbeitung sowie die freie Entscheidung über die Teilnahme an Aufzeichnungen.

Die im Rahmen von Online-Meetings anfallenden personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

Der Dienst Microsoft Teams wird von Anbietern mit Sitz in den USA bereitgestellt, sodass personenbezogene Daten auch außerhalb der EU, also in einem Drittland, verarbeitet werden. Der Schutz dieser Daten wird durch den Abschluss der EU‑Standardvertragsklauseln sichergestellt, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Ergänzend ist Microsoft unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen in die USA besteht daher ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO.  Ausführliche Informationen über die Zwecke der Datenerhebung sowie deren Verarbeitung durch den Anbieter können Sie in der Datenschutzerklärung unter https://privacy.microsoft.comöffnet in einem neuen Tab nachlesen.

Sofern erforderlich, kann eine Teams-Besprechung aufgezeichnet werden. Zweck der Aufzeichnung ist die Dokumentation von Schulungs- und Besprechungsinhalten sowie deren Bereitstellung für Teilnehmende, die nicht live teilnehmen konnten. Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. 

Die Teilnehmenden werden vor Beginn der Aufzeichnung informiert und können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen bzw. an einem nicht aufgezeichneten Teil teilnehmen. Zusätzlich blendet Microsoft Teams während der Aufzeichnung einen sichtbaren Hinweis ein.

Bei Bedarf kann während Teams-Besprechungen die Transkriptionsfunktion aktiviert werden. Diese erstellt automatisch und KI-gestützt einen schriftlichen Text der Gesprächsinhalte und macht ihn später abrufbar. Zweck der Transkription ist es, Gesprächsinhalte automatisch in Textform aufzubereiten und nach dem Meeting zur Dokumentation und Protokollierung bereitzustellen. 

Die Verarbeitung im Rahmen der Transkription erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. 

Die Aufzeichnung und die Transkription werden erst gestartet, nachdem die Teilnehmenden aktiv zugestimmt haben. Der Organisator der Sitzung weist die Teilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung mündlich darauf hin. Die Transkription wird erst gestartet, nachdem die Teilnehmenden aktiv zugestimmt haben. Wer nicht zustimmt, kann der Aufzeichnung und/oder Transkription des Bild- und Audiomaterials widersprechen. Der Beginn der Transkription wird zudem durch einen sichtbaren Hinweis in Teams angezeigt. Die Transkription in Microsoft Teams erfolgt automatisiert und KI-gestützt. Im Einwilligungshinweis wird diese Funktion als „Copilot" bezeichnet. Dahinter steht eine KI-gestützte Verarbeitung durch die in Microsoft 365 integrierten Sprachmodelle. Die Kennzeichnung „Copilot" ist technisch vorgegeben und kann durch die MAINGAU nicht geändert oder ausgeblendet werden. „Copilot" ist in diesem Zusammenhang somit als Hinweis auf eine KI-gestützte Verarbeitung zu verstehen. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zu Trainingszwecken verwendet.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass Ihnen hierdurch Nachteile entstehen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Teilnehmende können die Bereitstellung des Transkripts bzw. der Aufzeichnung anfragen. Soweit technisch vorgesehen, sind diese Inhalte den berechtigten Teilnehmenden im gemeinsamen Termin bzw. in der zugehörigen Teams-Umgebung einsehbar.

Sofern erforderlich, können auf Grundlage des gemäß Ziffer 3.2 erstellten Transkripts mittels eines weiteren KI-gestützten Systems Funktionen zur Nachbereitung eingesetzt werden, insbesondere:

• die automatische Zusammenfassung der wesentlichen Gesprächsinhalte,

• die Ableitung und Zuweisung von Aufgaben sowie

• die Korrektur unklar oder fehlerhaft erfasster Passagen im Transkript.
  
  

Rechtsgrundlage für die Nachbereitung ist das berechtigte Interesse der MAINGAU gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer effizienten, vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation und Nachbereitung von Besprechungen sowie einer verlässlichen Aufgabensteuerung. Die durchgeführte Interessenabwägung ergibt, dass diesem Interesse keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen, da ausschließlich das bereits rechtmäßig erstellte Transkript verarbeitet wird und die Ergebnisse stets durch einen Menschen geprüft werden. Die KI-gestützte Nachbereitung bezieht sich ausschließlich auf das textbasierte Transkript. Eine KI-gestützte Zusammenfassung oder Auswertung von Videoaufzeichnungen (Ziffer 3.1) findet ausdrücklich nicht statt.

Betroffene Personen können der KI-gestützten Nachbereitung jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen. In diesem Fall wird die KI-gestützte Nachbereitung in Bezug auf ihre Daten unterlassen.

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung i. S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sämtliche Ergebnisse werden vor einer Verwendung durch einen Menschen geprüft. Die verarbeiteten Inhalte werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet und nicht zu Trainingszwecken verwendet.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, nachdem der Zweck erfüllt wurde und wenn keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgrundlagen für die Speicherung bestehen.

Bei der Nutzung von Microsoft-Teams werden grundsätzlich sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nutzerbezogene Informationen werden entfernt, wenn ein Konto gelöscht wird und Meeting-Metadaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bereitstellung des Dienstes notwendig ist.

Die Löschung der Transkription kann manuell durch die organisierende Person angestoßen werden. Unabhängig davon löscht das System die Daten automatisch nach einer Frist von 90 Tagen. Aufzeichnungen sowie Nachbereitungsergebnisse werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden auch von anderen Unternehmen, die in unserem Auftrag tätig sind („Auftragsverarbeiter“) oder im Rahmen von vertrieblichen Geschäftspartnerschaften durch („Dritte“), genutzt. Hierbei kann es sich sowohl um verbundene Unternehmen als auch um externe Unternehmen und Partner handeln.

Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu dem genannten Zweck verwendet werden. 

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich in Deutschland / EU. Eine Datenübermittlung an unberechtigte Dritte erfolgt nicht.

Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einlegen.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf der Grundlage einer Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Legen Sie Widerspruch ein, wird die MAINGAU Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die MAINGAU kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die MAINGAU verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch wird die MAINGAU für die Zukunft beachten. Bitte nutzen Sie hierzu die jeweiligen Kontaktdaten der MAINGAU in Ziffer 2.